¡Felicitaciones! Se ha comprometido a iniciar una PTO en la escuela de su hijo. Como en toda organización, hay ciertas cosas que debe hacer inicialmente, pero después de esos pasos básicos, ¿cómo pone en funcionamiento la PTO y esta gran idea en práctica? ¿Qué hace específicamente este mes, esta semana, hoy? Aquí tiene algunas recomendaciones prácticas que harán que su PTO pase de concepto a acción.

Reúnase con el director

A veces la motivación para iniciar una PTO proviene estrictamente de los padres. El entusiasmo llega a punto de ebullición en una clase de baile o en la fila afuera de la escuela para recoger a los niños. Padres con ideas similares unen su energía y están listos para organizar una PTO. Pero antes de poder seguir adelante tendrá que entusiasmar al director de la escuela. Por su propia naturaleza, la PTO está estrechamente vinculada a la escuela. Realmente no podrá hacer gran cosa sin el apoyo del director.

Dependiendo de la dinámica, el director podrá adoptar el rol de aliado, dictador, asociado o hasta obstaculizador de la PTO. Su objetivo debe ser generar respeto mutuo entre la PTO y la administración, para que su PTO se considere como una colaboradora positiva en lugar de un fastidio. La mejor manera de establecer una relación fuerte es hablar temprano y abiertamente sobre lo que los fundadores de la PTO y el director deseen que sea este nuevo grupo.

  • Pregúntele al director sobre las experiencias que tuvo en el pasado con otras PTOs o PTAs, buenas o malas.

  • Evalúe las expectativas del director. ¿Qué pondría el director a la cabeza de la lista de prioridades para la PTO?

  • ¿Cuánta influencia y nivel de participación desea tener el director?

  • ¿Cuánto acceso puede tener a maestros y estudiantes? ¿Qué directrices son aplicables a cosas como enviar notas a la casa en la mochila de los estudiantes o pedirles a los maestros que trabajen como voluntarios en un evento?

  • ¿Puede su PTO tener acceso a objetos como la fotocopiadora y los archivadores de la escuela?

  • ¿Estarían dispuestos el director o la escuela a donar algunos fondos para iniciar la PTO?

Realice un evento sencillo

Después de haber obtenido el visto bueno del director, su PTO estará lista para planificar su primer evento. Empiece con algo sencillo, para estar seguro de que saldrá bien. A esta altura de las cosas probablemente no tendrá fondos y su lista de voluntarios sólo consistirá de unos pocos miembros fundadores. Es probable que la mayoría de los padres no sepan qué es una PTO. Así que no sea demasiado diligente con su primer proyecto. Planifique algo que pocas personas puedan hacer con muy poco o sin dinero y en un período de tiempo breve. Elija algo que pueda utilizar las pasiones compartidas de su grupo de padres y del director, para que el esfuerzo parezca ser algo divertido, en lugar de una tarea.

  • Mejore algo que ya esté pasando en su escuela. Por ejemplo, organice una cena sencilla para los maestros y una venta de refrigerios saludables durante las reuniones de padres y maestros.

  • Piense en lo que causó que deseara iniciar una PTO en primer lugar:

    • ¿Qué necesidades estaba tratando de cumplir?
    • ¿Qué problemas estaba tratando de resolver?

Por ejemplo, si el acceso a libros apropiados para las edades de los niños fue algo que lo motivó a fundar la PTO, organice una campaña de donaciones de libros auspiciada por la PTO. Sígala con un programa con la presencia de lectores “famosos” (el alcalde, bomberos o jugadores del equipo de fútbol de la escuela secundaria, por ejemplo) para que visiten los salones de clase.

Hable con padres y maestros

Ha sentado las bases de un grupo de padres y de un director que apoyan la iniciativa. Lo próximo que tiene que hacer es ponerse en contacto con la comunidad de padres en general y con los maestros de la escuela. Dígales que ahora su escuela es la beneficiaria de un grupo de padres nuevo y entusiasta.

Si bien ya sentó las bases, la PTO no crecerá sin el apoyo de padres y maestros. Así que, de la misma manera en que lo hizo con el director, tiene que hacerles preguntas y prestar atención a lo que le digan.

  • Entregue una encuesta sencilla a los padres y a los maestros en la que les pregunte de qué desearían que se ocupe la nueva PTO.

  • Pregúnteles a los padres y a los maestros sobre experiencias que tuvieron en el pasado con otros grupos de padres en escuelas.

  • Converse activamente con otros padres y con maestros sobre la nueva PTO. Tome todas las oportunidades que se le presenten para promover el grupo y solicitar comentarios.

  • Preséntese y presente a su equipo fundador mediante las herramientas de comunicación habituales de la escuela: boletín, sitio web, tablero de anuncios y hasta una nota enviada a todos los maestros. Dígales a todos quién es usted y qué espera que haga la nueva PTO. No tema compartir sus fotos, direcciones de correo electrónico y números de teléfono. Su objetivo es que la gente se sienta cómoda hablando con usted y con el equipo de liderazgo de la PTO.

Dé una identidad a su grupo

Un paso importante en establecer un nuevo grupo es definir su identidad pública. Incluso si su PTO consiste de sólo dos o tres miembros fundadores, conviene que indique que usted toma esta iniciativa muy en serio. Al darle un nombre y una identidad a la PTO, hace que el grupo sea más oficial y real. La gente tiene una mayor probabilidad de escuchar y de apoyar a un grupo con presencia profesional, que a uno que aparece y desaparece de una semana a otra.

  • Su PTO tiene que tener un nombre formal. Elija uno y no lo cambie. El más común es PTO de [nombre de su escuela], pero no está limitado a eso.

  • Cree un logotipo y úselo en todo lo que haga su PTO, desde camisetas hasta boletines y volantes.

  • Considere crear un eslogan.

  • Verifique que su PTO obtenga reconocimiento público de todo lo que haga. Eso no es para prestigio personal, sino para demostrar que este nuevo grupo se gana el apoyo de la comunidad por los beneficios que aporta a la escuela.

  • Pida tener una página en el sitio web de la escuela. Incluso si (todavía) no tiene los conocimientos para mantener continuamente el sitio web, al menos ponga el nombre, el logotipo y la misión de la PTO, así como la información necesaria para ponerse en contacto con los funcionarios de ella.

Planifique actividades para el futuro

Ahora empieza la parte divertida. Con las bases en su sitio, usted y los líderes de su PTO pueden empezar a mirar hacia el futuro. Tenga en consideración todo lo que aprendió hasta ahora y haga un plan para el resto del año escolar. Sea realista sobre lo que pueda lograr, pero establezca algunos objetivos claros que desafíen un poco a su grupo. A medida que la PTO vaya teniendo un impacto positivo en la escuela, más y más padres querrán unirse a ella. Considere:

  • Eventos familiares divertidos
  • Actividades de enriquecimiento en clase
  • Apreciación del personal
  • Mejoramiento físico de la escuela
  • Educación y asociación de padres
  • Participación y servicios comunitarios

A medida que su PTO evolucione y madure, podrá planificar eventos más grandes, gestionar proyectos más complejos y fijar metas más ambiciosas.

Recaude un poco de fondos

Algunas personas suponen erróneamente que la PTO es fundamentalmente un medio de la escuela para recaudar fondos. No caiga en esa trampa. Si bien la recaudación de fondos es importante, no debe ser la concentración principal de su PTO. Puede hacer mucho más por su escuela haciendo que la participación de los padres sea su prioridad. Dedique su energía a crear una excelente relación entre los padres y la escuela. Después, cuando su PTO solicite apoyo financiero, su comunidad lo entenderá. La gente tiene una probabilidad mucho mayor de donarle al grupo cuando se siente conectada, cuando cree que el grupo está beneficiando a sus hijos y cuando confía en que la organización está manejando los fondos responsablemente. Los fondos vendrán si usted hace las otras cosas primero.

Cuando llegue el momento de recaudar fondos, esté preparado para elegir entre docenas de opciones. Hay campañas de ventas, orientadas hacia eventos, programas para hacerlo uno mismo y programas profesionales listos para usarlos. Con tantas opciones, puede estar tentado a realizar varios programas de recaudación de fondos unos detrás del otro. Pero tenga cuidado de no recargar a su comunidad de padres con pedidos constantes.

Elija una o dos ideas y manéjelas bien. Comunique el motivo de su campaña de recaudación de fondos y fije una meta realista. Mantenga a su comunidad actualizada sobe el progreso de su campaña de recaudación de fondos y no deje de agradecerles su apoyo. Sume los resultados y después trabaje dentro de sus medios. A la larga a menudo es mejor refinar sus planes para que sus actividades se ciñan a los fondos disponibles que agregar otra campaña de recaudación de fondos al calendario.

Organícese

Para hacer que su PTO sea viable a largo plazo, tendrá que establecer algunas estructuras organizativas básicas. Al final del primer año escolar de su PTO tiene que tener la mayoría de estos elementos establecidos. Para poder sobrevivir el verano sin actividades, su PTO debe lucir y se debe sentir como una organización real. Eso permite que cuando empiecen las clases en el otoño, su PTO se perciba como una parte integral de la comunidad escolar. Algunas de las áreas en las que deberá trabajar son:

  • Herramientas de comunicación, como boletines por correo electrónico, tableros de anuncios y un sitio web
  • Métodos de contabilidad financiera, banca, controles financieros y preparación de presupuestos
  • Reuniones organizativas y técnicas de gestión de reuniones
  • Reglamentos y normas
  • Estructura y reclutamiento de comités
  • Elecciones de funcionarios y capacitación de nuevos funcionarios