Los reglamentos son las reglas generales que rigen la manera en que su grupo está organizado y funciona. Todos los grupos de padres deben tener reglamentos y todos los nuevos líderes deben leer los reglamentos del grupo. Los reglamentos cubren temas como la composición de la junta ejecutiva, la manera en que se eligen los funcionarios y los requisitos para ser miembros de la organización.

La mejor manera de empezar a redactar los reglamentos de su PTO es leer los reglamentos de otras PTOs. Debido a que todas las PTOs son organizaciones independientes, no hay un conjunto de reglamentos “oficiales” de una PTO que usted esté obligado a seguir. Sin embargo, los reglamentos básicos no deben variar mucho de una PTO a otra PTO. Designe dos o tres miembros fundadores de su PTO para que encabecen la creación de sus reglamentos. Puede encontrar un ejemplo de reglamentos de una PTO en la sección de Reglamentos y Normas del Intercambio de Archivos.

Formato

Antes de concentrarse en el contenido de los reglamentos, dedique unos momentos a pensar en el formato y el trazado del documento. En el mundo actual de comunicaciones electrónicas y de mantenimiento de datos, es fundamental que sus reglamentos estén escritos en un formato electrónico que se pueda modificar. Eso significa que incluso si usted hace todo su trabajo preliminar en papel, alguien debe escribir su versión final en un programa como Microsoft Word. Los reglamentos electrónicos permiten que pueda enviar el documento por correo electrónico a sus funcionarios y miembros según sea necesario, realizar modificaciones a lo largo del tiempo y, más importante todavía, almacenar copias múltiples para que sus funcionarios futuros no tengan que rebuscar archivos impresos y cajones de archivadores para encontrar la única copia existente de los reglamentos.

Trazado

Por lo general, los reglamentos se escriben en formato de diagrama. Los encabezamientos de las secciones principales se llaman “artículos” y los párrafos subordinados se llaman “secciones”. Este trazado confiere estructura a los reglamentos y hace que sean fáciles de consultar.

Secciones de contenido importante

Si sigue los ejemplos de reglamentos sugeridos más arriba, cubrirá todas las partes importantes de un reglamento típico de una PTO. Esas partes incluyen: el nombre formal de su grupo; los requisitos para ser miembro; los requisitos para los diferentes cargos; los procedimientos de votación, incluyendo la definición de quórum; las reuniones; las normas financieras; el procedimiento para enmendar; la disolución; y, la autoridad parlamentaria (la referencia que empleará para resolver cuestiones de procedimiento, por lo general las Reglas de Orden de Robert). Si su PTO alguna vez decide presentar una solicitud de condición de exenta de pago de impuestos al IRS—reconocimiento 501(c)(3)—el IRS requiere que haya una cláusula de disolución en sus reglamentos, así que no omita esa parte.

Preguntas y respuestas sobre la redacción de reglamentos

¿Necesitamos un abogado?
Los reglamentos básicos de una PTO no deben ser excesivamente complicados. Se deben escribir en un lenguaje sencillo que todos los miembros puedan entender fácilmente. Si su PTO tiene un abogado disponible que acuerde repasar sus reglamentos sin cobrar, puede considerar aprovechar sus conocimientos. Sin embargo, tenga presente que la ley de organizaciones sin ánimo de lucro es una especialidad muy específica y no todos los abogados conocen los detalles de formar una organización de esa índole. Tener un voluntario que ayude a su PTO está bien, pero no hay necesidad de pagar un honorario para que un profesional redacte los reglamentos de una PTO básica. Usted lo puede hacer por sí solo, de la misma manera en que miles de otros líderes de grupos de padres lo hicieron antes que usted.

¿Qué hacemos con los reglamentos después de que están terminados?
Cuando su subcomité de reglamentos haya finalizado su borrador, reúna a su equipo de liderazgo para que repase los reglamentos propuestos. Si recién está formando su PTO, puede adoptar sus reglamentos con las dos terceras partes del voto afirmativo de sus miembros fundadores. Si su PTO ha existido por un tiempo y tiene in grupo de miembros más grande, tendrá que llevar los reglamentos a todo el grupo para que los discutan y cuenten con la aprobación de las dos terceras partes del voto. Después de que estén aprobados, entregue una copia a todos los funcionarios de su PTO, a los presidentes de los comités principales y al director, y ponga una copia en los archivos permanentes de su PTO.

¿Cómo usamos nuestros reglamentos?
Los reglamentos son los principios rectores y los parámetros de su PTO. Mantenga una copia impresa en papel y una versión electrónica en sus archivos a las que el grupo pueda tener acceso fácilmente, para guiar al grupo cuando sea necesario. Refiérase a ellos a menudo para mantener a su grupo concentrado en su misión, para aclarar confusiones y resolver disputas. Debido a que los reglamentos son neutrales e inanimados, son la mejor manera de mantener las personalidades y las emociones fuera de los asuntos de la PTO.

Con el correr del tiempo probablemente tendrá que repasar sus reglamentos para adaptarlos a la expansión del grupo. No tema modificarlos de conformidad con los procedimientos indicados en el documento. De hecho, es una buena práctica repasar sus reglamentos, línea por línea, cada tres años.

Preguntas y respuestas sobre las normas y los reglamentos permanentes

¿Qué son las normas y en qué se diferencian de los reglamentos?
Las normas, también llamadas reglas permanentes, son documentos escritos que ayudan a definir los procedimientos de funcionamiento cotidiano de su PTO. En general, los reglamentos cubren las directrices más amplias de su grupo y son bastante similares de un grupo a otro. Las normas, por el otro lado, son partes más detalladas y específicas de su PTO. Por ejemplo, sus reglamentos pueden requerir que su grupo celebre una reunión general como mínimo tres veces por año; sus normas pueden decir que las reuniones generales se celebran el primer jueves del mes a partir de las 7 de la tarde. Al igual que los reglamentos, las normas se emplean para abordar asuntos y resolver conflictos de maneras consecuentes.

¿Cómo cambiamos las normas de la PTO?
Las normas se pueden adoptar por voto mayoritario simple (el 50 por ciento más uno de los votantes). Las Reglas de Orden de Robert dicen que cambiar una norma requiere el voto mayoritario simple si se notificó con antelación que se considerará el cambio. Si no se notificó con antelación y el cambio se tiene que hacer en el momento, se requiere el voto afirmativo de las dos terceras partes de los votantes.

En la práctica, por lo general la junta ejecutiva maneja las normas. Pero es importante que los miembros estén conscientes de las normas del grupo. Es una buena idea incluir los reglamentos y las normas de su PTO en todas las carpetas de procedimientos de los diferentes comités.

¿Cuáles son algunos ejemplos de normas o de reglas permanentes de las PTO?
Las normas pueden cubrir todo lo que usted desee formalizar sin complicar sus reglamentos. También debe documentar en sus normas los controles financieros detallados de su PTO. Todos los que manejen dinero en nombre de su PTO deben estar muy conscientes de esas reglas.

Algunas normas comunes son:

  • Las cualificaciones y las expectativas de los presidentes de los comités. Por ejemplo, “El vicepresidente debe presidir el comité de recaudación de fondos y organizar campañas de recaudación de fondos dos veces por año, en el otoño y en la primavera”.
  • Reglas específicas para los comités aplicables a los proyectos principales, como el maratón divertido anual o la cena de gala con remate.
  • El lugar y la hora de las reuniones de la junta.
  • Cuándo enviar condolencias y de qué manera (flores, tarjeta, etc.).
  • Restricciones sobre el uso de la fotocopiadora de la escuela para actividades de la PTO.
  • En el caso de una PTO constituida en sociedad, el nombre del agente registrado de la PTO, la dirección de la oficina de registro y los procedimientos para completar el proceso de revisión anual.
  • Los criterios para seleccionar el voluntario del año.

¿Afectan las normas la solicitud de condición de organización exenta del pago de impuestos?
Una de las normas más importantes es la del conflicto de interés. Cuando su PTO presente una solicitud de reconocimiento federal como una entidad de beneficencia de tipo 501(c)(3) exenta del pago de impuestos, su grupo tiene que haber adoptado previamente una norma de conflictos de interés. El IRS recomienda un texto específico para la norma; conviene adoptar el texto del IRS incluso si no va a solicitar condición de 501(c)(3) por varios años.