Unos pocos controles financieros pueden facilitar muchísimo el trabajo del tesorero, mantener el dinero de la PTO seguro y aliviar un montón de estrés. A continuación, cinco prácticas inteligentes para todos los grupos de padres, independientemente de si su presupuesto es de $1,000 o de más de $100,000.
1. Requiera dos firmas
¿Puede girar un cheque de la PTO por sí solo? ¿Necesita una segunda firma autorizada? ¿No? En ese caso está aceptando un riesgo innecesario y una gran carga personal. Una persona tiene el poder de gastar por sí sola el dinero que tanto cuesta recaudar a la PTO. Este es el momento de considerar hacer que su norma de firmar cheques de la PTO sea más estricta. Hacer que dos funcionarios o, en algunas PTO, un funcionario y el director, firmen todos los cheques asegura que dos líderes sepan cómo se gasta el dinero y que acepten responsabilizarse por ello.
Reúnase con su junta ejecutiva para decidir quiénes deben ser los que estén autorizados a firmar cheques. Después vaya a su banco. Actualice la tarjeta de firmas, si es necesario, para añadir las nuevas personas autorizadas a firmar. Es posible que el banco también necesite actualizar los datos de su cuenta para reflejar que ahora se requieren dos firmas en sus cheques. Puede ser que el banco le permita empezar a usar una segunda firma con los cheques que tiene ahora. En el futuro, cuando necesite pedir más cheques, puede pedir a la imprenta que añada una segunda línea de firma. En nuestra PTO, el presidente, el vicepresidente y el tesorero están autorizados a firmar, pero sólo dos a la vez.
Si adopta esta norma, puede ser tentador que un funcionario firme varios cheques, por si acaso. No lo haga. Jamás firme un cheque en blanco y nunca le pida a otro funcionario que lo haga. Es una pésima práctica. Significa que el funcionario está autorizando el gasto de fondos de la PTO sin saber cuál es el gasto. Eso invalida el control de la doble firma e impone un riesgo injusto al funcionario y una carga adicional a usted.
2. Mantenga documentación
¿Ha tenido una conversación como ésta?
“¡Oiga, tesorero de la PTO, me alegra haberlo encontrado (justo cuando sale corriendo del supermercado para llegar a su casa a tiempo para el bus)! He estado cargando estos recibos del festival de otoño desde hace un tiempo y quiero dárselos para que me reembolsen. Los tengo por aquí en algún lugar. Aquí están. Gracias”.
Su amiga le entrega una pila de recibos arrugados y desaparece en la sección de verduras.
Aquí hay un final diferente de esta conversación.
“Tendré mucho gusto en girarle un cheque. Simplemente llene el formulario amarillo de pedido de reembolso y adjunte sus recibos. Mañana mandaré uno de esos formularios a su casa con su hija o puede recoger uno en la escuela. Después de que lo entregue le enviaré un cheque por correo”.
Ahora la responsabilidad está donde pertenece: en los hombros de la voluntaria hasta que le pueda dar la información necesaria para respaldar el reembolso.
Al principio, preparar un documento de respaldo para cada transacción puede parecer excesivo. Después de todo, los vendedores proporcionan facturas en papel y los voluntarios entregan recibos en papel para que les reembolsen sus gastos. ¿Acaso eso no es suficiente?
Mire sus archivos para encontrar la respuesta. ¿Puede encontrar fácilmente el recibo que respalda un cheque específico? ¿Es fácil determinar qué actividades generaron el dinero de un cierto depósito? ¿Están los recibos y los tickets de depósitos llenos de apuntes o grapados a pedacitos de papel? ¿Le ha costado trabajo alguna vez rastrear transacciones durante su auditoría? En ese caso, lo puede beneficiar contar con documentación en papel en formularios de control estándar.
Una documentación en papel para cada transacción asegura rastreabilidad y visibilidad de todos los dólares de la PTO, genera información histórica útil para la planificación futura, facilita su auditoría anual y mantiene sus archivos prolijos. Además, la información en el formulario de control le puede recordar los pasos necesarios para completar la transacción como es debido: obtener dos firmas, asignar categoría de presupuesto, registrar la transacción, enviar el cheque de reembolso, etc. Use los formularios de control por un tiempo y se convertirán naturalmente en parte de sus procedimientos estándar.
Hay tres transacciones financieras principales para las que puede designar un formulario de control único. Todos los formularios tienen que tener un espacio para la aprobación del tesorero, la fecha, la categoría de presupuesto y un lugar para indicar que la transacción se registró. El resto de la información varía según el tipo de transacción.
Pedidos de reembolso. Si piensa mandar el cheque por correo, incluya el nombre, el número de teléfono y la dirección del solicitante. Añada un espacio para la aprobación de un segundo funcionario, el número de cheque, la fecha del cheque, la cantidad y el motivo del reembolso. Recuérdele al voluntario que adjunte el recibo al formulario.
Pedidos de cheques. Use este formulario cuando se necesite un cheque antes de que se realice la transacción, como para una asamblea o una compra en línea. Los pedidos de cheques son parecidos a los pedidos de reembolso, pero su formulario debe incluir el nombre y la dirección del beneficiario del cheque. Un pedido de cheque completado le recuerda que debe esperar que le llegue una factura o un recibo.
Recibos de dinero en efectivo. Después de un evento que haya generado dinero, sus voluntarios deben usar un formulario de recibo de dinero en efectivo para indicar el dinero que recibieron. El formulario debe tener una parte para llevar una cuenta por denominación de billetes y monedas, junto con un lugar para indicar los cheques y el total de los cheques. Después de que se haya depositado el dinero, puede grapar el ticket del depósito en el banco al formulario de control.
Yo uso formularios de control como éstos y hallo que funcionan mejor para mí si copio cada tipo en papeles de diferentes colores. Si veo un formulario amarillo en mi carpeta del tesoro, sé que tengo que procesar un formulario de reembolso. Si hay un formulario rosa, tengo que preparar un cheque. Y si llevo un formulario verde de recibos de dinero en efectivo, estoy camino al banco.
Me gustan los formularios de colores para archivarlos más fácilmente y también para que pueda dirigir a un voluntario al formulario adecuado por color, no sólo por título. Uso entre 25 y 50 de cada tipo todos los años y simplemente los copio en la escuela.
3. Informe mensualmente
Todos los meses, es decir 12 en total, el tesorero debe presentar un informe de actividad financiera para la junta ejecutiva y los miembros. Si la actividad se informa todos los meses, es menos probable que algo inesperado agarre a la PTO desprevenida o sin suficientes fondos.
Las Reglas de Orden de Robert recomiendan un informe mensual que muestre el saldo al principio del mes más el dinero que entra, menos los desembolsos (cheques girados), con el saldo final al final. Si su grupo de padres funciona con un presupuesto anual aprobado con anterioridad, su informe estándar también puede incluir desempeño del año hasta la fecha comparado con el plan para cada categoría de su presupuesto.
El informe completado debe estar firmado por el tesorero, se debe presentar en la reunión ordinaria y archivar para poder consultarlo en el futuro. Si mantiene sus datos financieros en un sistema en la computadora, es posible que el sistema le permita generar el informe automáticamente. Consulte su manual del usuario u obtenga ayuda en línea para ver cómo hacerlo.
4. Reconcilie mensualmente
Si su PTO mantiene una cuenta corriente (de cheques), como lo hacen casi todas las PTO, debe reconciliar esa cuenta todos los meses.
Puede ser que de vez en cuando cometa un error al ingresar información en la libreta de cheques. Los bancos también cometen errores de vez en cuando. Si no reconcilia su cuenta corriente, se tiene que basar únicamente en lo que el banco le indica que es su saldo, incluso si esa cantidad es bastante diferente de lo que usted crea que debería ser. Cuanto más pasa una cuenta sin reconciliar, mayor es el problema que puede haber y mayor es el riesgo para la PTO.
La reconciliación es el proceso matemático de verificar el saldo en su cuenta, basándose en las transacciones registradas contra su cuenta en el banco.
Reconciliar a mano puede requerir un poco de tiempo y concentración, pero si se hace todos los meses sin demora no es una tarea muy grande. Lo más probable es que haya una hoja de reconciliación de cuenta impresa en el reverso de su liquidación mensual. Es probable que también haya instrucciones detalladas para hacerlo. Si usa siempre un sistema en la computadora, la reconciliación mensual se puede reducir a un par de minutos, porque la computadora hace todos los cálculos por usted.
¿Qué pasa si su cuenta corriente no ha sido reconciliada por meses? Tiene dos opciones. Puede encontrar todos los estados de cuenta bancarios de esos meses y después reconciliarlos mes por mes contra la libreta de cheques. O si eso es una tarea imposible, ajuste el saldo de la libreta de cheques para que coincida con los informes del banco en la fecha de su último estado de cuenta. Pero tenga cuidado, porque tendrá que volver a ingresar todas las transacciones que puso en su registro de cheques después de esa fecha, porque no figurarán en el estado de cuenta del banco. De ahí en adelante, haga las cosas bien y reconcilie todos los meses.
Si realmente no lo puede hacer, hable con el personal del banco. Es posible que estén dispuestos a pasar tiempo con usted para hacer que el saldo en su libreta de cheques coincida con el saldo del banco. O tal vez alguno de los miembros de su PTO tiene una buena cabeza para los números y lo puede ayudar. Es mucho mejor pedir ayuda y tener el asunto bajo control que dejar que un revoltijo financiero empeore.
5. Haga una auditoría anual
La auditoría anual es una verificación independiente de las finanzas de la PTO. Una auditoría también puede indicar ideas para mejorar la información y el control financieros. En el mundo de la PTO, una auditoría es una revisión financiera, pero la palabra no se refiere a la opinión de una firma de contabilidad profesional, como lo es en el mundo de los negocios. Los miembros de la PTO, los padres voluntarios o un profesional remunerado pueden completar la auditoría de la PTO.
Algunas PTO definen la composición de sus comités de auditoría en sus reglamentos. Otros grupos reclutan a un padre voluntario. De todos modos, si usted ha estado aplicando buenos controles financieros permanentemente, su auditoría se hará rápidamente y sin problemas. Sus auditores apreciarán sus archivos organizados, sus datos equilibrados y sus datos completos.
