¿Necesito un EIN? ¿Cómo consigo uno?

“EIN” es la abreviatura en inglés de “employer identification number - número de identificación de empleador”. Es el número que emite el IRS para mantenerse al tanto de las empresas, incluyendo las organizaciones sin ánimo de lucro. A pesar de su nombre, no tiene nada que ver con el hecho de que usted tenga o no empleados.

Hay un par de maneras diferentes en las que se pueden organizar los grupos de padres. Pueden funcionar como un comité de la escuela, empleando una cuenta bancaria de la escuela y siendo parte de la condición de entidad sin ánimo de lucro de la escuela, o pueden funcionar como organizaciones independientes, que por lo general le dan más control sobre sus actividades y finanzas.

Todas las PTO independientes tienen que tener un EIN para abrir una cuenta en el banco. De hecho, los bancos no le permite abrir una cuenta bancaria comercial sin un EIN o un número de seguro social y usted jamás debe usar un número de seguro social personal para abrir una cuenta para su PTO.

Por suerte es bastante fácil obtener un EIN usando la pagina “Solicite un Número de Identificación del Empleador (EIN) en línea” en el sitio web del IRS. Lo enviarán a una página con instrucciones específicas. Baje por la página y haga clic en “apply online now (solicite en línea ahora)” para completar el proceso muy breve. También puede solicitar un EIN por teléfono. Llame al 800-829-4933 en horario de oficina o llene el formulario SS-4 del IRS.

¿Cómo encontramos nuestros EIN? ¿El EIN de quién estamos usando?

Su grupo debe tener una notificación generada por computadora emitida por el IRS que indique su EIN. Si no tiene el número y no puede encontrar el formulario, pídale ayuda al gerente de su banco. La cuenta bancaria que emplea su grupo se abrió con un EIN o, si su PTO hace sus operaciones bancarias con una cuenta personal, con un número de seguro social. Si se entera de que su PTO tiene una cuenta que se abrió con un número de seguro social, es importante que obtenga un EIN para su PTO y que después convierta su cuenta en una cuenta comercial, que estará mejor estructurada para sus necesidades.

Si todavía no puede encontrar su EIN, llame al 800-829-4933, la línea telefónica de IRS para empresas e impuestos especiales, para que lo asistan.

¿Pagamos impuestos?

Si su PTO es independiente de la escuela y obtiene y gasta dinero, es fundamentalmente un negocio que debe presentar una planilla impositiva anual al IRS (y posiblemente también planillas estatales o locales). Afortunadamente, las PTOs cumplen con los criterios del IRS para ser entidades de beneficencia pública exentas del pago de impuestos. La forma breve de decirlo es “organización 501(c)(3)”, porque la exención está descrita en detalle en la sección 501(c)(3) del código impositivo federal.

Para obtener una condición oficial de entidad 501(c)(3) exenta del pago de impuestos, tiene que presentar el formulario IRS Form 1023. Este es un proceso que consume mucho tiempo y que presentarlo le costará a su PTO entre $400 y $850, dependiendo de sus ingresos anuales (o calculados si es un nuevo grupo). Ese cargo se paga una sola vez. Como organización exenta, su PTO igual tiene que presentar una planilla impositiva anual con información sobre sus ingresos y gastos, pero no tiene que pagar impuestos federales.

Nunca presentamos una planilla impositiva. ¿Y ahora qué?

Si su grupo nunca presentó planillas impositivas, use el Exempt Organizations Select Check en www.irs.gov (vea el recuadro lateral) para determinar si su grupo es una organización 501(c)(3). Si no lo es, y desea iniciar el proceso de convertirse en una, descargue el Form 1023 desde el sitio web del IRS. Este formulario es bastante complicado y lleva mucho tiempo completarlo.

Muchas PTOS independientes funcionan sin condición oficial de exentas de impuestos. Sin embargo, el IRS ha dicho que desea que todas las organizaciones sin ánimo de lucro se inscriban como organizaciones 501(c)(3). Para ello creó un sistema de dos niveles y simplificó el proceso de información para hacer que sea más fácil cumplir.

La planilla del IRS para las organizaciones exentas del pago de impuestos es Form 990. La mayoría de los grupos de padres presentan el Form 990-N, una sencilla tarjeta postal. Si sus ingresos netos en el año son más de $50,000, tiene que presentar el Form 990-EZ, una versión más compleja de la presentación de planillas de impuestos.

¿Qué pasa si no presentamos planillas de impuestos por varios años?

Si su grupo es una organización 501(c)(3), pero no ha estado presentando planillas de impuestos, no se asuste. Su próximo paso depende del número de años en que no presentó las planillas y de la cantidad de su ingreso anual.

Si sólo salteó uno o dos años de presentación de planillas anuales y su PTO tiene un ingreso bruto de $50,000 o menos cada año, sólo tiene que presentar el informe de este año, el Form 990-N, a tiempo. Se tiene que presentar el o antes del 15º día del quinto mes posterior al cierre del ejercicio fiscal de su PTO (el 15 de noviembre si su ejercicio fiscal termina el 1º de julio). El Form 990-N se llena en línea. Si sólo salteó uno o dos años, no tiene que presentar los informes faltantes, pero debe establecer buenas prácticas de contabilidad y controles financieros para asegurar que su grupo presente las planillas a tiempo en el futuro.

Si su PTO 501(c)(3) tiene ingresos brutos anuales de más de $50,000, tiene que presentar el Form 990-EZ en lugar del 990-N. Es un problema más grande con el IRS si un grupo de su tamaño olvida presentar la planilla impositiva y es posible que su PTO tenga que pagar multas por haber presentado las planillas tarde. Si tu PTO grande no presentó el Form 990-EZ, llame al IRS al 877-829-5500 y hable con ellos sobre su situación. En ocasiones el IRS ha perdonado o reducido las multas por haber presentado las planillas tarde, pero debe actuar con un esfuerzo sincero para corregir la situación.

Si sabe que su PTO es, o era, una organización 501(c)(3) y perdió al menos tres años consecutivos de presentación anual de planillas impositivas, es probable que el IRS haya revocado la condición de exento de impuestos de su grupo. Busque en el sistema Select Check del IRS para encontrar organizaciones que “were automatically revoked (fueron revocadas automáticamente)”. Si su PTO aparece en la lista, la condición de 501(c)(3) de su grupo fue revocada y tendrá que tomar medidas para recuperarla.

El IRS no está interesado en extraer sanciones de organizaciones con buenas intenciones pero no muy bien organizadas, como una PTO. Lamentablemente, es igualmente trabajoso solicitar rehabilitación que solicitar exención impositiva originariamente. De hecho, su PTO presentaría el mismo formulario, el Form 1023, junto con el cargo estándar ($400 u $850, dependiendo del tamaño de su grupo) para solicitar rehabilitación.

También tiene que presentar copias en papel de las planillas impositivas anuales faltantes empleando el Form 990-EZ en lugar del 990-N más sencillo. El beneficio de recuperar la condición de exento del pago de impuestos en lugar de crear una nueva entidad es que su PTO retiene el EIN y toda la historia de su grupo queda intacta.

¿Tenemos que constituirnos en sociedad (formar una corporación) para tener la condición de 501(c)(3)?

No, estos son dos pasos diferentes y no relacionados. La constitución en sociedad se reconoce a nivel estatal y la condición de 501(c)(3) es una designación federal. La constitución en sociedad por lo general brinda a su PTO y a sus funcionarios un cierto grado de protección contra ciertos tipos de responsabilidades. Por lo general, la constitución en sociedad se tiene que renovar anualmente en el departamento de comercio o en una oficina similar de su estado.

La constitución en sociedad establece la fecha de inicio de su organización, así que debe hacerlo antes de presentar su condición de organización 501(c)(3). Si decide constituirse en sociedad después de haber obtenido su designación 501(c)(3), tendrá que volver a empezar el proceso, porque según el IRS, la nueva organización constituida en sociedad es una entidad nueva.

¿Tenemos que renovar nuestra designación 501(c)(3) todos los años?

No, pero su PTO tiene que presentar el formulario 990-N o el formulario 990-EZ, las planillas anuales de información para el IRS, a tiempo todos los años.

¿Cómo empezamos a presentar la solicitud?

La solicitud de designación 501(c)(3) se llama IRS Form 1023. El formulario y las instrucciones se pueden descargar de la sección Forms and Publications en el sitio web del IRS. PTO Today ofrece una guía detallada, línea por línea, diseñada específicamente para ayudar a los líderes de PTOs a llenar el Formulario 1023. Vaya a ptotoday.com/startup-guide para obtener más información.

¿Cuánto cuesta solicitar condición de exento de pago de impuestos?

El cargo actual, que se paga una sola vez, para solicitar exención de pago de impuestos depende de los ingresos brutos anuales normales de su PTO. El cargo es de $400 si sus ingresos anuales brutos son de $10,000 o menos. El cargo es de $850 para los grupos con ingresos anuales brutos de más de $10,000.


Verifique su condición

El IRS creó una nueva herramienta que hace que sea más fácil buscar la condición de su PTO. Se llama Exempt Organizations Select Check y ofrece rápido acceso a tres búsquedas diferentes:

  1. Si su PTO como grupo cumple con los requisitos para recibir donaciones de beneficencia. Esto es básicamente otra manera de decir que su PTO es una organización sin ánimo de lucro válida de tipo 501(c)(3),
  2. Si su condición de PTO exenta del pago de impuestos ha sido revocada por no haber presentado las planillas anuales.
  3. Si su PTO presentó la planilla anual, el Formulario 990-N, aplicable a grupos con ingresos anuales brutos de $50,000 o menos.

Dependiendo de la búsqueda que desee realizar, la pantalla le pedirá diferentes criterios de búsqueda.